6 Perguntas Para Criar Reuniões Produtivas

Pense em uma daquelas reuniões intermináveis com horas de duração que deixam um departamento inteiro se perguntando: “Qual é o propósito dessa discussão?” Quantas vezes você já passou por isso?



Eu me lembro de algumas e não são boas lembranças. Convido você a refletir comigo sobre as melhores práticas de planejamento de reuniões através de 6 perguntas para criar reuniões produtivas:

1. Como saber se uma reunião é necessária?

Antes de agendar uma reunião, reflita se o assunto pode ser resolvido com um e-mail ou telefonema de forma rápida e eficiente. Se para atingir um objetivo uma reunião for inevitável, organize-se para torná-la breve e produtiva.

2. Quais são as principais razões para se agendar uma reunião?

Segundo artigo da Harvard Business Review, as principais razões para se agendar uma reunião são:

  • Informar e promover a ação de pessoas

  • Buscar a contribuição de pessoas e departamentos

  • Pedir aprovação

Pensar sobre as razões que levam ao agendamento da reunião ajuda a delinear o formato e a prepará-la de maneira a gerar mais resultados.


3. Como definir a agenda?

As reunião mais produtivas são aquelas que tem um objetivo claro definido. O sucesso da reunião depende da definição da agenda para atingir esse objetivo. Priorize os assuntos considerando os que irão trazer mais benefício. Determine um tempo para cada assunto e respeite esse limite. Compartilhe essas informações.


Logo no seu início da reunião, uma simples afirmação esclarecendo o foco da reunião e a apresentação da agenda, pode economizar tempo preciso.

4. Quem precisa participar?

A definição de objetivos e prioridades permite a criação da lista de participantes. Evite a armadilha das enormes listas de distribuição. Certifique-se de que os principais decisores estarão presentes. Se precisar de um gestor sênior, alinhei com esta pessoa o melhor horário e, somente então, convide os outros. Se a reunião for com seu cliente, a prioridade de calendário é dele. Você ganha quando conversa com os envolvidos previamente para alinhar conteúdo e horário.

Com a definição da lista, você poderá estimar se a reunião será presencial. É muito comum e efetivo realizar reuniões online, principalmente quando se dá preferência para as vídeoconferências, pois permitem que os participantes sintam-se como se estivessem juntos na mesma sala. Se não for possível, tenha em mente que a audioconferência perde o elemento de interação visual.


5. Quanto tempo a reunião precisa durar?

A reunião deve durar apenas o mínimo necessário para endereçar os assuntos determinados e atingir o objetivo. Reuniões sem foco terminam dispersando os participantes com outras atividades, tais como: realizar outros trabalhos, responder e-mails e mensagens, comer ou preparar comida, ir ao banheiro, checar media social, jogar video games, efetuar compras online, fazer exercícios ou até responder outra ligação.


Com uma agenda bem organizada ainda é possível liberar ao longo da reunião aqueles que já deram a sua contribuição.

6. Como aumentar a produtividade durante a reunião?

Depois de toda essa preparação, fica mais fácil saber o que esperar. Pense em uma forma interessante de contar a história dos projetos para envolver as pessoas e conquistar sua atenção. Criar um ambiente em que os participantes possam se expressar e garantir que sejam ouvidos é fundamental para evolução dos assuntos.

Sempre termine uma reunião definindo os próximos passos, prazos e responsabilidades individuais. Mantenha anotações sobre quem, faz o que, até quando.


Compartilhe suas experiências com reuniões!

Denise Barbezani é coach certificada em coaching executivo e pessoal e pelo ICI – Integrated Coaching Institute e associada ACC – Associate Certified Coach da ICF – International Coach Federation. Especializada em marketing em MBA pela ESPM, possui experiência de 10 anos em multinacionais de Tecnologia. Fluente em inglês, tem certificação CPE – Proficiency pela Cambridge University e é bacharel em Letras e formada em tradução pela Universidade Anhembi Morumbi. Fortaleceu suas habilidades de empreendedorismo no curso Empretec, uma metodologia da ONU ministrada pelo Sebrae. Denise coloca sua experiência de mais de 500 horas de coaching a serviço de mais de 50 clientes no Brasil e no mundo através de atendimento online. Como coach, ela ajuda pessoas a definir e alcançar as suas metas profissionais, de vida, e de negócios. Hoje, mora na Inglaterra com sua família.

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